Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

KK-Koti Kiinteistöt Oy
Lappeentie 18, 55100 Imatra,
puh: +358 50 596 5134
email: mirja.uimonen@vtip.fi

Yhteyshenkilö: Mirja Uimonen

Rekisterin nimi

KK-Koti Kiinteistöt Oy:n asiakasrekisteri.

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötiedot kerätään Kivi ja OviPro -tietokantaan, joka on suojattu palomuurilla. Rekisteriä suojataan käyttäjäkohtaisilla tunnuksilla, salasanoilla ja käyttöoikeuksin. Rekisteröityneiden käyttäjien tietoja käytetään tilausten toimittamiseen ja asiakassuhteen ylläpitoon sekä kehittämiseen.

Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste

Asiakkaan tietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan suostumuksella, tai asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Tällaisia ovat mm. myynti- tai vuokraustoimeksiannon solmineet asiakkaat, vuokranantajat ja vuokralaiset, tarjouksen tekijät, asuntonäytölle ilmottautuneet, asuntonäytöllä yhteystietonsa jättäneet asiakkaat, sekä kotisivujen kautta tietonsa lähettäneet (yhteydenottolomake) asiakkaat.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa käyttötarkoituksen mukaan seuraavia tietoja: yrityksen tai henkilön nimi, kansalaisuus, sähköposti, puhelinnumero, y-tunnus/henkilötunnus sekä yhteystiedot. Lisäksi rekisteriin tallennetaan toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot, sekä yksityiskohtaiset tiedot asunnosta myyjän/vuokraajan osalta.

Tietojen säilytysaika

Lain kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneistojen välitysliikkeistä mukaan toimeksiantosopimus liitteineen on säilytettävä viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerätään tietoja henkilöltä itseltään. Viranomaisen pitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa (esim. ytj.fi ja Maanmittauslaitos).

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

KK-Koti Kiinteistöt Oy luovuttaa tietoja vain niille toimijoille, joille se on välttämätöntä kauppaprosessin kannalta. Näitä ovat ostajan ja/tai myyjän pankit, isännöitsijä, verottaja (varainsiirtovero), Maanmittauslaitos sekä muut mahdolliset viranomaiset. Lisäksi Kiinteistövälitysalan keskusliitolle luovutetaan tietoja toteutuneista kaupoista tietokannan ylläpitoa varten.

KK-Koti Kiinteistöt Oy käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa (it-tuki) teknisten ratkaisujen ja palvelujen ylläpitoon sekä tallennettujen tietojen säilyttämiseen ja prosessointiin. Tietoihin pääsee käsiksi erillisen käyttöliittymän tai palvelimen kautta. Palveluntarjoajalla on pääsy kyseisiin tietoihin.

Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille tilanteilla, joissa voimassa oleva laki tai asetus tai viranomaisten määräys niin vaatii. Lisäksi tietoja luovutetaan palveluiden turvallisuuden takaamiseksi ja sopimusehtojen noudattamisen varmistamiseksi.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus

Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).